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Como melhor utilizar o Backlog de Manutenção

29 de setembro de 2020

Utilizar corretamente o backlog e gestão da manutenção certamente é uma peça essencial do quebra-cabeça de sua empresa. Afinal, é preciso que os serviços de manutenção sejam coordenados e realizados conforme o nível de prioridade.

O gerenciamento correto das ordens de serviço garante que os ativos de toda a organização permaneçam em estado de funcionamento – evitando reparos caros e interrupções nas operações. Mais do que isso, o backlog e gestão da manutenção também contribui para evitar perigos que poderiam colocar os funcionários em situações de risco.

Quer entender melhor a importância de utilizar o backlog de manutenção e como colocar isso em prática? Confira ao longo deste artigo.

O que é o backlog de manutenção?

O backlog de manutenção é uma lista de tarefas futuras que devem ser realizadas pelo setor de manutenção da empresa. Essas tarefas são obrigatórias porque corrigem problemas existentes ou ajudam a prevenir problemas de segurança, quebras, falhas ou danos.

Ou seja, apesar de muitas vezes ser visto como uma lista de reparos necessários, na verdade o backlog funciona como uma lista de todos os serviços que precisam ser realizados – incluindo as manutenções preventivas e corretivas.

Na prática, o backlog de manutenção é como uma lista de tarefas pendentes sem fim – mas que sempre estão ordenadas conforme a sua prioridade.

As pendências podem ser difíceis de gerenciar, pois as empresas precisam priorizar as tarefas com base em sua importância, não na data em que entraram na lista de tarefas. Por causa desse fator, as empresas devem gerenciar seus recursos e planejar com eficácia para garantir que as tarefas de manutenção sejam realizadas em tempo hábil, reduzindo ao máximo os riscos.

Benefícios do backlog de manutenção

A razão mais óbvia para ter um backlog de manutenção é saber quais tarefas precisam ser realizadas em todos os momentos para que nada seja perdido.

Mas, além de controlar a carga de trabalho, o backlog e gestão da manutenção também é essencial para o planejamento e programação de recursos.

As empresas podem usar a atividade de backlog para tomar decisões de contratação, alocar orçamentos de folha de pagamento e planejar paralisações ou interrupções de produção.

Além disso, as pendências servem para proteger sua empresa e seus funcionários. A manutenção preventiva pode ser facilmente negligenciada ou esquecida. Quando isso acontece, você está arriscando a falha do equipamento e a segurança do funcionário no caso de ocorrer um incidente devido à falta de manutenção.

Ou seja, o backlog de manutenção ajuda a eliminar muitas das suposições quando se trata de manter os veículos, equipamentos e máquinas de sua empresa. Ele agiliza todo o processo para que você possa usar melhor o seu tempo na execução de tarefas essenciais.

Como criar um backlog de manutenção?

Existem duas maneiras de criar e manter seu backlog de manutenção:

  1. Historicamente, planilhas e documentos sempre foram a escolha comum das empresas. Eles são facilmente editáveis e podem ser acessados em segundos.
  2. A solução mais moderna é usar uma solução digital especificamente para criar e manter backlogs. A tecnologia baseada em nuvem facilita o compartilhamento de pendências com equipes, atribuição de trabalho, envio de mensagens, coleta de dados e outras tarefas relacionadas à manutenção. As equipes podem ver rapidamente quais são suas responsabilidades e quanto tempo têm para concluir suas tarefas. É uma maneira mais fácil de organizar seus dados, gerenciar custos, executar relatórios e criar tarefas recorrentes.

Como utilizar melhor o backlog de manutenção?

Para melhor utilizar o backlog e gestão da manutenção é fundamental garantir que todas as tarefas sejam adicionadas corretamente à lista de tarefas – mas também é essencial que essas pendências sejam concluídas conforme o previsto. Caso contrário, você vai se deparar com uma lista interminável de atividades atrasadas.

Para extrair o máximo do seu backlog de manutenção, você pode se basear nestas dicas:

  1. Avalie sua lista de pendências

O backlog de manutenção pode facilmente se tornar confuso e assustador. Porém, tirando um bom tempo para fazer uma avaliação é possível eliminar alguns problemas e torná-lo mais simples. Todos os tipos de coisas podem se infiltrar nesta pilha, então fique de olho em:

  • Trabalho duplicado
  • Trabalho concluído que continua na lista de pendências
  • Trabalho que precisa de modificações (por exemplo, tarefas que precisam ser reavaliadas e aprovadas)

Depois dessas correções iniciais, seu backlog de manutenção poderá se tornar mais eficiente – mas será necessário continuar trabalhando cuidadosamente para que essas falhas não voltem a ocorrer.

  1. Organize suas ordens de serviço

É essencial que você saiba as principais informações sobre cada uma das ordens de serviços que estão no backlog de manutenção. Para isso, você precisa de:

  • Uma descrição do trabalho a ser executado
  • Uma lista dos recursos necessários (habilidades, tamanho da equipe, horas de trabalho, peças, materiais, ferramentas, equipamentos especiais, autorizações, documentos de referência, etc.)
  • Uma estimativa de custo
  • Um resumo ou esboço das tarefas e procedimentos de segurança
  • Uma lista das partes envolvidas e como elas se comunicarão
  1. Alinhe o gerenciamento de tarefas com a equipe

Para lidar com o backlog de manutenção de forma eficaz, todos os grupos e operações envolvidos precisam estar na mesma página. Como uma equipe, analise todas as tarefas que precisam ser concluídas e estabeleça uma sequência em termos de prioridade e criticidade de ativos.

Avalie cada tarefa e considere a importância de sua conclusão, o quão crítico o equipamento é para as operações e considere o impacto do tempo de inatividade ou falha do equipamento.

A maioria das empresas usa um gráfico de matriz simples para identificar grupos de prioridades semelhantes. Dessa forma, é possível garantir que as pendências mais críticas vão para o topo da lista – enquanto aquelas que podem esperar recebem uma prioridade menor.

  1. Monitore os dados diariamente

As coisas estão indo como planejado? Como as necessidades de manutenção vêm e vão, sua programação precisa de flexibilidade – especialmente considerando a combinação entre manutenção preventiva e corretiva.

É fundamental que não apenas o gestor, mas todos os funcionários saibam como consultar e atualizar rapidamente a lista de tarefas pendentes. Dessa forma, é possível otimizar a produtividade do setor.

A importância do uso de ferramentas e tecnologias

Conforme destacamos ao longo deste artigo, o backlog e gestão da manutenção pode se beneficiar bastante da tecnologia. Com o uso de um sistema inteligente, é possível organizar facilmente as tarefas por prioridades e garantir que os funcionários acessem as atividades que devem concluir.

Afinal de contas, a visibilidade do backlog é crucial. Ao gerenciar essas pendências manualmente, é muito comum que ocorram falhas na comunicação e confusão sobre a urgência das tarefas. Por outro lado, uma solução digital pode ser atualizada em tempo real para que todos estejam sempre na mesma página.

 

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