Historicamente, planilhas e documentos sempre foram a escolha comum das empresas. Eles são facilmente editáveis e podem ser acessados em segundos.
A solução mais moderna é usar uma solução digital especificamente para criar e manter backlogs. A tecnologia baseada em nuvem facilita o compartilhamento de pendências com equipes, atribuição de trabalho, envio de mensagens, coleta de dados e outras tarefas relacionadas à manutenção. As equipes podem ver rapidamente quais são suas responsabilidades e quanto tempo têm para concluir suas tarefas. É uma maneira mais fácil de organizar seus dados, gerenciar custos, executar relatórios e criar tarefas recorrentes.Como utilizar melhor o backlog de manutenção? Para melhor utilizar o backlog e gestão da manutenção é fundamental garantir que todas as tarefas sejam adicionadas corretamente à lista de tarefas – mas também é essencial que essas pendências sejam concluídas conforme o previsto. Caso contrário, você vai se deparar com uma lista interminável de atividades atrasadas. Para extrair o máximo do seu backlog de manutenção, você pode se basear nestas dicas:
Avalie sua lista de pendências O backlog de manutenção pode facilmente se tornar confuso e assustador. Porém, tirando um bom tempo para fazer uma avaliação é possível eliminar alguns problemas e torná-lo mais simples. Todos os tipos de coisas podem se infiltrar nesta pilha, então fique de olho em:
Trabalho duplicado
Trabalho concluído que continua na lista de pendências
Trabalho que precisa de modificações (por exemplo, tarefas que precisam ser reavaliadas e aprovadas) Depois dessas correções iniciais, seu backlog de manutenção poderá se tornar mais eficiente – mas será necessário continuar trabalhando cuidadosamente para que essas falhas não voltem a ocorrer.
Organize suas ordens de serviço É essencial que você saiba as principais informações sobre cada uma das ordens de serviços que estão no backlog de manutenção. Para isso, você precisa de:
Uma descrição do trabalho a ser executado
Uma lista dos recursos necessários (habilidades, tamanho da equipe, horas de trabalho, peças, materiais, ferramentas, equipamentos especiais, autorizações, documentos de referência, etc.)
Uma estimativa de custo
Um resumo ou esboço das tarefas e procedimentos de segurança
Uma lista das partes envolvidas e como elas se comunicarão
Alinhe o gerenciamento de tarefas com a equipe Para lidar com o backlog de manutenção de forma eficaz, todos os grupos e operações envolvidos precisam estar na mesma página. Como uma equipe, analise todas as tarefas que precisam ser concluídas e estabeleça uma sequência em termos de prioridade e criticidade de ativos. Avalie cada tarefa e considere a importância de sua conclusão, o quão crítico o equipamento é para as operações e considere o impacto do tempo de inatividade ou falha do equipamento. A maioria das empresas usa um gráfico de matriz simples para identificar grupos de prioridades semelhantes. Dessa forma, é possível garantir que as pendências mais críticas vão para o topo da lista – enquanto aquelas que podem esperar recebem uma prioridade menor.
Monitore os dados diariamente As coisas estão indo como planejado? Como as necessidades de manutenção vêm e vão, sua programação precisa de flexibilidade – especialmente considerando a combinação entre manutenção preventiva e corretiva. É fundamental que não apenas o gestor, mas todos os funcionários saibam como consultar e atualizar rapidamente a lista de tarefas pendentes. Dessa forma, é possível otimizar a produtividade do setor. A importância do uso de ferramentas e tecnologias Conforme destacamos ao longo deste artigo, o backlog e gestão da manutenção pode se beneficiar bastante da tecnologia. Com o uso de um sistema inteligente, é possível organizar facilmente as tarefas por prioridades e garantir que os funcionários acessem as atividades que devem concluir. Afinal de contas, a visibilidade do backlog é crucial. Ao gerenciar essas pendências manualmente, é muito comum que ocorram falhas na comunicação e confusão sobre a urgência das tarefas. Por outro lado, uma solução digital pode ser atualizada em tempo real para que todos estejam sempre na mesma página.
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