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Como definir o que é prioridade no trabalho?

6 de Fevereiro de 2019

O segredo principal para uma boa administração do tempo no trabalho é a definição de prioridades. Mas, como fazer isso?

Existe uma máxima que diz que quando tudo é prioridade, nada é prioridade. Isso quer dizer que, embora tenhamos dias cada vez mais corridos e com a necessidade de sempre entregar tudo o que é esperado, é preciso saber definir o que deve ser feito antes.

Não importa o ramo que você atue, certamente você já deve ter parado de executar alguma tarefa para realizar algo mais urgente, certo? Isso é mais comum do que se imagina e, também, um dos erros mais clássicos.

Prioridade já!

Apesar de muitos gestores acharem que definir prioridades seja uma tarefa difícil, na realidade ela não é. No começo, pode ser complicado associar algumas características em relação às tarefas para dar um prazo de execução, mas a prática leva a perfeição, certo?

Aprenda a diferenciar o que é urgente daquilo que é importante

O caos de todo gestor é justamente saber diferenciar o que é urgente daquilo que é importante. É necessário dizer que tudo é importante, se não fosse, certamente não estaria fazendo parte do seu trabalho, mas nem sempre isso quer dizer que se trata de algo urgente.

Para entender melhor, precisamos deixar ambas as definições de forma clara:

– Urgente: é tudo aquilo que se não for resolvido imediatamente – ou o mais rápido possível – tem potencial de causar problemas e se tornar prejudicial à imagem e reputação da empresa.

– Importante: é tudo aquilo com potencial de gerar resultados.

A dica aqui é simples, se é urgente e muito importante, trata-se de uma prioridade e deve ser feito imediatamente. Porém, se não for tão importante, deve ficar em segundo plano, pois há outras tarefas que precisam de uma atenção especial.

Organize todas as tarefas

Uma das dicas mais valiosas para definir todas as prioridades do dia é realizar uma organização exata das atividades que precisam ser realizadas. O ideal é que essa listagem seja feita, ao menos, no dia anterior à execução delas.

Embora existam algumas prioridades, aquelas necessárias mesmo que aparecem no dia e precisam ser executadas no mesmo dia, essa listagem ajuda a definir aquilo que é mais urgente e que precisa de uma produção imediata.

Defina etapas e prazos

Em alguns projetos maiores e que, consequentemente, demandam mais tempo, é preciso ter em mente que o prazo para execução não pode ser de um dia para o outro. Isso deve estar explícito para gestor, funcionário e cliente.

Para esse tipo de projeto, é importante trabalhar com etapas e prazos. Para cada fase, você deve estabelecer previamente uma data final. Isso auxilia a manter um nível de organização muito maior e, ao mesmo tempo, aumenta o foco.

Aprenda a dizer não

Dissemos lá na primeira dica que é necessário diferenciar o que é urgente do que é importante. Este é o momento de colocar essa diferenciação em prática. Dizer não é o primeiro passo para se manter fiel à sua lista de prioridades.

Um dos maiores erros de todas as empresas e gestores é não ser capaz de dizer não. Quando você não nega algo, isso torna-se mais uma atividade em sua lista e, nem sempre, ela precisa ser realizada nos próximos dias.

É válido ressaltar que, quando você diz não, isso não é uma falta de respeito com o cliente, por exemplo. Ser sincero e dizer que a tarefa será realizada em outro momento é muito melhor do que prometer prazos que comprometam o seu trabalho e o de seu colaborador.

Saiba delegar tarefas

Todo grande gestor precisa saber como organizar as tarefas de sua equipe. Isso quer dizer que estabelecer a lista de prioridades de todos os funcionários é uma questão estratégica e necessária.

Se você não sabe como fazer essa separação de atividades, a gente tem uma dica muito simples. Divida seu quadro em:

  1. Mais urgente e mais importante
  2. Mais urgente e menos importante
  3. Menos urgente e mais importante
  4. Menos urgente e menos importante.

Com esses quatro tópicos básicos você consegue delegar, distribuir e organizar a pauta de trabalho de toda sua equipe.

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