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Otimização de tempo, processos e relatórios

Como a otimização de processos e a gestão do tempo beneficiam sua empresa?

14 de dezembro de 2020

Seus processos de negócios são muito mais do que a maneira como você gerencia as tarefas do dia a dia em sua empresa. Embora muitos desses procedimentos possam parecer mundanos ou sem importância, a realidade é que a otimização de processos é crucial para o sucesso duradouro e a competitividade da sua empresa.

Se as horas de sua equipe são preenchidas com tarefas que poderiam ser realizadas automaticamente, retrabalho ou apenas corrigindo erros, eles nunca serão capazes de dedicar tempo ao trabalho que mais importa. Por outro lado, a otimização de processos permite que a gestão do tempo seja feita com mais eficiência.

Neste contexto, é inegável o papel que a tecnologia possui hoje em dia. Com a incorporação de soluções digitais nas rotinas de trabalho, é possível promover a otimização de processos e obter uma vantagem significativa sobre a concorrência.

Neste artigo vamos compreender melhor como a otimização de processos e a gestão do tempo beneficiam a sua empresa. Acompanhe!

5 benefícios da otimização de processos para sua empresa

1. Entregas mais confiáveis

A otimização de processos envolve a adoção de boas práticas em métodos de trabalho – com a formalização dessas práticas. Ou seja, é feita uma documentação que especifica como a atividade deve ser executada, o tempo estimado a ser levado e os recursos necessários para sua realização.

A partir disso, torna-se possível reduzir consideravelmente a ocorrência de erros e incertezas quanto ao processo de trabalho. As tarefas sempre seguem um método é uniforme, proporcionando resultados confiáveis.

2. Maior integração das atividades

Outro benefício da otimização de processos é o sequenciamento de atividades. Isso acontece porque é possível criar uma visão mais clara sobre de onde vem e onde termina uma tarefa. Além disso, ficam disponíveis as informações e materiais que devem ser usados – e também qual é o resultado ideal esperado.

Com isso, as empresas podem definir claramente as responsabilidades de cada colaborador e promover a integração entre as atividades – com maior compartilhamento de informações e maior cooperação entre todos os envolvidos.

3. Redução de erros e necessidade de retrabalho

Você busca reduzir os erros que afetam a qualidade e a produtividade do trabalho? A otimização de processos pode ser sua grande aliada para tornar isso realidade.

O grande problema enfrentado por muitas organizações é que os funcionários acabam gastando muito tempo e recursos em tarefas desnecessárias – fruto da falta de clareza sobre os processos. Com um trabalho preciso na otimização de processos, o gestor pode alocar 100% de sua força de trabalho focada em metas.

4. Flexibilidade na conclusão de tarefas

A otimização do processo permite identificar quais atividades não agregam valor ao resultado final e permite eliminá-las. Além disso, podem ser estudados quais são os métodos de trabalho mais ágeis e eficientes.

Isso permite uma gestão do tempo mais inteligente e proporciona uma redução de custos operacionais. Afinal, a necessidade de consumo de recursos torna-se muito menor – assim como o tempo total gasto na execução dos processos.

5. Otimização dos resultados da organização

No fim das contas, o objetivo final da otimização de processos é melhorar a qualidade dos resultados da sua empresa. Quer isso implique a simplificação do processo de atendimento de pedidos ou a redução de erros humanos em seus relatórios internos, uma solução otimizada permitirá que você forneça resultados de alta qualidade aos seus clientes.

Isso, por sua vez, ajudará a construir uma reputação mais sólida para sua empresa, ajudando você a reter sua base de clientes atual e a conquistar novos clientes. Ao garantir operações internas consistentes e eficientes, você poderá melhorar suas margens de lucro reduzindo os custos operacionais.

Então, como promover a otimização de processos?

Acabamos de entender melhor os benefícios da otimização de processos. Mas como colocar isso em prática?

Para ajudá-lo nesta missão, preparamos algumas dicas pontuais:

  • Faça um mapeamento de processos. O mapeamento de processos consiste em um estudo das atividades realizadas do início ao fim de determinado processo – bem como na identificação das entradas e saídas. Com isso, é possível criar um desenho do fluxo dessas tarefas, aumentando o entendimento de como o trabalho é executado.
  • Identifique e elimine falhas. Depois de mapear um processo, torna-se mais fácil e identificar erros e atrasos que afetam a produtividade e o resultado final. Neste momento, é fundamental buscar a raiz dos problemas e descobrir o que pode ser feito para reduzi-los.
  • Deixe de fora as etapas desnecessárias. Existem atividades que não impactam positivamente no processo sendo realizadas? Na otimização de processos, é preciso identificar e eliminar essas etapas desnecessárias – tornando a atividade mais enxuta e ágil.
  • Promova melhorias na utilização de recursos. O desperdício de recursos pode ser de materiais, tempo e ferramentas. Todos esses aspectos devem ser monitorados de perto no processo de otimização de processos. Além disso, também é necessário estudar como aumentar a produtividade – o que pode ser feito modificando o layout, melhorando o processo de comunicação, integrando setores e incorporando novas tecnologias, entre outras formas.
  • Formalize o novo método. Quando um processo é otimizado, ele muda completamente a forma como é executado. Portanto, depois de trabalhar na sua otimização, é preciso garantir que ele seja adotado na prática. Para isso, é necessário formalizar esses ajustes e divulgá-los aos funcionários.
  • Explore a tecnologia. Tanto no momento de planejar a otimização de processos quanto para colocar as tarefas em prática, você pode buscar apoio na tecnologia. Existem várias soluções digitais que simplificam a organização do fluxo de trabalho, automatizam processos, fazem o acompanhamento das atividades em tempo real e viabilizam a execução de tarefas com praticidade.

 

Você já sabia como a otimização de processos e a gestão do tempo beneficiam sua empresa? Ficou com alguma dúvida sobre o assunto? Deixe o seu comentário!